1. Zorg voor een duidelijke visie op hospitality

Welke waarden staan centraal in je organisatie? En welk gevoel wil je medewerkers, klanten, leveranciers en bezoekers geven? Bij het uitbesteden van hospitality dienstverlening is het essentieel dat je dit soort vragen beantwoordt. Of je nu een aanbesteding uitzet of een offerte aanvraagt. Een duidelijke visie op hospitality helpt je bij het consistent uitdragen en versterken van je imago. Ook kan de hospitality dienstverlener vanuit deze visie bepalen of jullie bij elkaar passen. Dat is belangrijk met het oog op een langdurige en succesvolle samenwerking.

Naast je visie op hospitality is het cruciaal om je organisatiedoelstellingen te delen met de partij waarbij je een aanvraag doet. Geef een goed beeld van waar je hospitality nu staat en waar je naartoe wilt. Op die manier schep je heldere verwachtingen en kan de hospitality dienstverlener beter aansluiten bij je doelen en behoeften. Bovendien sta je allebei niet voor onverwachte verrassingen.

2. Kies tussen uitzenden of volledig uitbesteden

Heb je een flexibel inzetbare receptiemedewerker nodig? Of wil je de hospitality in je gehele organisatie naar een hoger niveau tillen en heb je behoefte aan volledige ontzorging? Maak een weloverwogen keuze tussen uitzenden of volledig uitbesteden. Want zo spreek je de juiste hospitality partijen aan. Bij deze keuze houd je onder meer rekening met je organisatiedoelen, visie op hospitality en budget. Overweeg ook of je de capaciteit en expertise in huis hebt om je hospitality dienstverlening zelf aan te sturen en continuïteit te waarborgen.

Bij volledige uitbesteding neemt je hospitality partner zowel de hospitality diensten als het beheer daarvan uit handen. Van het verwelkomen van je klanten en sollicitanten tot het coachen en aansturen van je hospitality team en het regelen van vervanging bij ziekte of verlof. Zo kunnen medewerkers zich concentreren op hun kerntaken. En heb jij ruimte voor facilitaire beslissingen op strategisch niveau.

3. Neem voldoende tijd voor de uitbesteding

Voldoende tijd nemen, begint al voordat je een aanbesteding uitschrijft of een offerte aanvraagt. Bijvoorbeeld bij een marktconsultatie, waarbij je hospitality dienstverleners de kans geeft zich te presenteren. Ook kun je bij deze partijen informatie opvragen, bijvoorbeeld over kansen van de markt en gangbare processen binnen hospitality dienstverlening. Deze informatie helpt je bij het daadwerkelijk uitschrijven van de taken en verwachtingen. Zet in elk geval duidelijk op papier waar je hospitality staat en waar je naartoe wilt. Met een heldere uitvraag spreek je de juiste hospitality dienstverleners aan.

Geef daarnaast de partijen voldoende tijd om een kwalitatieve offerte in te dienen en plan de uitvraag altijd buiten de vakantieperiodes. Bij aanbestedingen is de doorlooptijd doorgaans zes tot acht weken. Een volledige uitvraag, een haalbaar tijdspad en openheid van informatie zijn de belangrijkste kaders. Het besteden van voldoende tijd aan een goed uitbestedingsproces zorgt uiteindelijk voor de perfecte match met een hospitality partner.

4. Leer elkaar grondig kennen

Hospitality is een manier van denken en doen. Het omvat de beleving van elk moment dat medewerkers, klanten, leveranciers of bezoekers ervaren. Wil je het juiste gevoel overbrengen en verwachtingen overtreffen? Dan is het essentieel dat jij en je hospitality partner elkaar grondig leren kennen. En elkaar in elk geval fysiek ontmoeten bij jou op locatie. Bovendien is het cruciaal dat de hospitality dienstverlener een gevoel krijgt bij de mensen, het karakter en de cultuur van je organisatie. Om vanuit die inzichten de juiste hospitality professionals voor je organisatie te selecteren. Hoe beter deze natuurtalenten passen bij het DNA van je organisatie, hoe beter zij je kunnen ontzorgen en bijdragen aan jouw succes.

5. Bereid de implementatie en transitieperiode voor

Zet je de stap naar het uitbesteden van je hospitality diensten? Bereid de implementatie van de diensten dan zorgvuldig voor samen met je hospitality partner. Want de transitie van je bestaande dienstverlening naar het uitbesteden daarvan heeft impact op medewerkers en werkprocessen. Een implementatieplan helpt je daarbij. Hierin bepaal je samen met je hospitality partner onder andere wat de stappen, verwachtingen en tijdsplanning zijn. Zo zorg je voor een soepele transitie en borg je de continuïteit van je hospitality dienstverlening.

Aan de slag met het optimaliseren van jouw hospitality dienstverlening?

Inzicht in de guest journey tilt de volledige bezoekersbeleving naar een hoger niveau. Nieuwsgierig hoe wij een bezoek aan jouw organisatie ervaren? 

Vraag een kennismaking aan en ontdek waar jouw hospitality-kansen liggen.