Receptiedienstverlening
Een goede ontvangst voelt vanzelfsprekend. Maar achter de schermen vraagt receptiedienstverlening iedere dag om aandacht. De juiste mensen, een kloppende planning, continuïteit, begeleiding en kwaliteit.
Beleevd Hospitality is specialist in ontvangst, receptiedienstverlening en gastbeleving. Wij organiseren wat achter de schermen nodig is, zodat onze hospitality professionals vooraan alle aandacht hebben voor medewerkers en bezoekers.
Een receptie die past bij je organisatie
Iedere organisatie ontvangt anders. En iedere gast heeft iets anders nodig. Daarom beginnen we bij jullie. Wie ontvangen jullie? Welke uitstraling past bij de organisatie? En wat wil je dat medewerkers en bezoekers ervaren?
Vanuit daar richten we de receptiedienstverlening in. Met de juiste mensen, heldere processen en ruimte voor persoonlijke aandacht. Want als de basis goed georganiseerd is, ontstaat er ruimte voor wat hospitality bijzonder maakt: het juiste doen op het juiste moment.
Dit kun je van onze receptiedienstverlening verwachten
Receptiedienstverlening van Beleevd gaat verder dan de inzet van hospitality professionals. We organiseren de dienstverlening rondom de ontvangst en nemen verantwoordelijkheid voor de gemaakte afspraken.
- Werving & selectie: We selecteren hospitality professionals die passen bij het vak én bij jouw organisatie.
- Planning & continuïteit: We organiseren de bezetting en nemen verantwoordelijkheid voor continuïteit bij ziekte en verlof.
- Aansturing & begeleiding: Een Manager Hospitality begeleidt het team en is jouw vaste aanspreekpunt.
- Vakmanschap & ontwikkeling: We begeleiden onze hospitality professionals en helpen hen zich verder te ontwikkelen in hun vak.
- Kwaliteit & optimalisatie: We bewaken de afgesproken kwaliteit en blijven samen kijken wat beter, slimmer of gastvrijer kan.
Jij houdt grip op de dienstverlening, wij organiseren wat daarvoor nodig is.
Continuïteit zonder dagelijks regelwerk
Ziekte, verlof of een verandering in de planning: je wilt niet iedere keer zelf hoeven schakelen om de receptie goed bezet te houden. Daarom nemen wij verantwoordelijkheid voor de afgesproken bezetting en continuïteit. Hoe we dat precies organiseren, stemmen we af op jouw locatie en dienstverlening. Zo ligt het dagelijkse regelwerk niet meer bij jouw facilitaire organisatie en blijft de ontvangst doorgaan zoals afgesproken.
Sweco Nederland wilde de ontvangst verder professionaliseren, met meer continuïteit en minder regelwerk rondom de bezetting. Vivian Veldman-Erlemeyer, Facilitair Coördinator bij Sweco Nederland: “Er gebeurt heel veel aan de achterkant zonder dat ik daar iets voor hoef te doen.”
De juiste mensen maken het verschil
Onze hospitality professionals werken bij Beleevd Hospitality, maar vertegenwoordigen iedere dag jouw organisatie. Daarom kijken we bij werving en selectie verder dan ervaring en een cv. We zoeken mensen met gevoel voor anderen, die signalen oppikken én passen bij de cultuur en uitstraling van jouw organisatie.
We willen dus eerst begrijpen wat gastvrijheid bij jullie betekent. Hoe wil je mensen ontvangen? Welk gedrag past daarbij? En wat vraagt de omgeving van een hospitality professional? Zo ontstaat een team dat niet alleen weet wat er moet gebeuren, maar ook begrijpt hoe je wilt dat het gebeurt. Vakmanschap kun je ontwikkelen, maar oprechte aandacht begint bij wie iemand is.
Hospitality gebeurt in het moment
Een bezoeker loopt binnen en kijkt zoekend om zich heen. Je kunt wachten tot diegene zich meldt, maar je kunt het moment ook zien. Dat verschil is voor ons hospitality. Onze hospitality professionals observeren, maken contact en spelen in op wat iemand nodig heeft. Soms is dat persoonlijke begeleiding. Soms snel en efficiënt helpen. En soms is één blik genoeg om te zien dat iemand een vraag heeft.
We kijken daarbij graag verder dan de traditionele receptionist achter een balie. Onze hospitality professionals zijn zichtbaar aanwezig en nemen actief verantwoordelijkheid voor de ontvangst. Zo ontstaat gastbeleving vanuit aandacht, vakmanschap en gevoel voor het moment.
Een gastbeleving ontstaat niet alleen bij de ontvangstbalie. Ieder contactmoment telt. In onze whitepaper ontdek je hoe je met een doordachte guest journey momenten creëert die raken, verbinden en verwachtingen overtreffen.
Eén aanspreekpunt voor je receptiedienstverlening
Receptiedienstverlening uit handen geven betekent wat ons betreft ook dat je het hospitalityteam niet alsnog zelf hoeft te managen. Daarom is een Manager Hospitality jouw vaste aanspreekpunt. Die begeleidt het team, houdt zicht op de dagelijkse dienstverlening en bespreekt met jou wat goed gaat en waar aandacht nodig is.
Ook wanneer de organisatie of werkomgeving verandert, kijken we mee. Past de dienstverlening nog? Zijn er nieuwe behoeften? Kan iets slimmer of gastvrijer? Jij houdt grip, terwijl wij de dagelijkse uitvoering en begeleiding organiseren.
Zo starten we de samenwerking
Een goede dienstverlening begint met begrijpen wat er op jouw locatie nodig is. Vanuit daar richten we de dienstverlening in, realiseren we samen de start en blijven we doorontwikkelen.
- Begrijpen: We brengen jullie situatie, wensen en hospitalityambitie in kaart.
- Inrichten: We vertalen die naar werkzaamheden, processen en heldere afspraken.
- Team samenstellen: We selecteren hospitality professionals die passen bij de rol én jullie organisatie.
- Voorbereiden: We borgen belangrijke kennis, afspraken en locatiespecifieke werkwijzen.
- Starten: We begeleiden de overgang en zorgen voor heldere verantwoordelijkheden.
- Doorontwikkelen: We blijven begeleiden, evalueren en samen verbeteren.
Een goede implementatie is niet het eindpunt. Het is het begin van de samenwerking.
Specialistische hospitality in de praktijk
Sanquin besloot receptie en beveiliging van elkaar te scheiden. Twee verschillende vakgebieden, die volgens de organisatie ook om verschillende expertise vragen.
Na een brede marktoriëntatie werden vijf hospitalitypartijen geselecteerd. De keuze viel uiteindelijk op Beleevd Hospitality. Inmiddels verzorgen we de ontvangst op het Health & Innovation District in Amsterdam, waar dagelijks medewerkers, bezoekers, leveranciers en donoren samenkomen.
Tijdens een onafhankelijke mystery visit door INPROVE behaalde de ontvangst bij Sanquin een gastvrijheidsscore van 100%. Bas Nobel, Facilitair Manager Services, Sanquin Property & Services: “Dit is geen standaard aanbieder, maar een specialist.”
Waarom Beleevd Hospitality?
Hospitality is ons vak. Als specialist in ontvangst, receptiedienstverlening en gastbeleving weten we dat de mens daarin het verschil maakt. Daarom selecteren we hospitality professionals die hun vak verstaan én passen bij de cultuur en uitstraling van jouw organisatie.
Maar goede receptiedienstverlening gaat voor ons verder dan de dagelijkse uitvoering. Met onze expertise in gastbeleving en guest journey blijven we kijken naar wat medewerkers en bezoekers ervaren en waar kansen liggen om de dienstverlening verder te verbeteren. Zo combineren we dagelijkse uitvoering met hospitalityexpertise. Van begrijpen en ontwerpen tot realiseren en doorontwikkelen.
Wat kost receptiedienstverlening?
De kosten van receptiedienstverlening hangen af van jullie situatie. Denk aan openingstijden, aantal locaties, gewenste bezetting, werkzaamheden en de manier waarop de dienstverlening wordt ingericht.
Daarom vertelt alleen een uurtarief niet het hele verhaal. Naast de inzet van hospitality professionals gaat het bijvoorbeeld ook om werving, planning, continuïteit, begeleiding, ontwikkeling en kwaliteitsbewaking. We kijken daarom naar de dienstverlening als geheel en maken op basis van jullie situatie inzichtelijk wat daarvoor nodig is.
Wil je weten wanneer uitbesteden interessant is en hoe je het vergelijkt met receptiedienstverlening in eigen beheer? Lees meer over receptiediensten uitbesteden.
Veelgestelde vragen over receptiedienstverlening
Dat verschilt per organisatie en locatie. Naast het ontvangen en begeleiden van bezoekers kunnen werkzaamheden bijvoorbeeld bestaan uit telefoonafhandeling, toegang, post en pakketten, ondersteuning van vergaderruimtes en passende facilitaire werkzaamheden. De rol richten we in op wat de locatie en gewenste gastbeleving vragen.
Afhankelijk van de dienstverlening nemen we onder andere werving en selectie, planning, continuïteit, begeleiding, ontwikkeling en kwaliteitsbewaking voor onze rekening. De precieze verantwoordelijkheden leggen we vooraf samen vast.
Beleevd neemt verantwoordelijkheid voor de afgesproken bezetting en continuïteit. Hoe we vervanging organiseren, hangt af van de locatie en dienstverlening en richten we vooraf passend in.
Een Manager Hospitality is vanuit Beleevd het vaste aanspreekpunt en begeleidt het hospitalityteam. Zo hoef je de dagelijkse aansturing niet alsnog zelf te organiseren.
We kijken naast ervaring en hospitalityvaardigheden naar persoonlijkheid en aansluiting bij jouw organisatie. Daarom verdiepen we ons vooraf in jullie cultuur, uitstraling en gewenste manier van ontvangen.
Voor de start spreken we af wat goede dienstverlening betekent en hoe we die volgen. Afhankelijk van de samenwerking kunnen KPI’s, SLA-afspraken, evaluaties en kwaliteitsmetingen daar onderdeel van zijn.
Wanneer er al een receptieteam is, bekijken we samen welke mogelijkheden er zijn. Dit vraagt om zorgvuldigheid richting organisatie en medewerkers en beoordelen we daarom per situatie.
Ja, wanneer die werkzaamheden logisch aansluiten bij de rol, locatie en het hospitalityconcept. Samen bepalen we welke werkzaamheden onderdeel worden van de dienstverlening.
Nee. Beleevd richt zich op structurele hospitalitydienstverlening en volledige uitbesteding. We zijn geen leverancier van losse tijdelijke receptiekrachten.
Past Beleevd bij jullie receptievraagstuk?
Misschien wil je meer continuïteit in de bezetting. Minder tijd kwijt zijn aan de dagelijkse organisatie. Of de stap maken van een goed georganiseerde receptie naar een ontvangst die écht past bij wie jullie als organisatie zijn.
Wat de aanleiding ook is: we beginnen met begrijpen. Wie ontvangen jullie? Wat willen jullie dat zij ervaren? En wat is ervoor nodig om dat iedere dag waar te maken? Van daaruit kijken we samen hoe receptiedienstverlening van Beleevd kan bijdragen aan jullie organisatie.
Klantcases
Bekijk ook onze andere diensten
Klaar om het moment te ervaren?
Ontdek hoe wij jouw ontvangst en gastbeleving tot leven brengen.
