One FM in het Zwolse Park | Beleevd Hospitality

Home > Cases > Gemeente Zwolle

Gemeente Zwolle

One FM in het Zwolse Park van de gemeente Zwolle

Sinds 2016 werken we vanuit Beleevd Hospitality samen met de gemeente Zwolle. Begin 2023 verlengden we onze samenwerking. Naast ondersteuning met hospitalitydiensten, adviseren we vanuit onze groep Draaijer Heyday op het gebied van huisvesting. Het afgelopen jaar zetten we het Zwolse Park op: een open vergader- en ontmoetingsruimte die tegelijkertijd dient als proeftuin. In het Zwolse Park experimenteren we met duurzame oplossingen en passen we het One FM-gedachtegoed toe.

Simone Bouwer is afdelingshoofd Top-Services bij de gemeente Zwolle en onze opdrachtgever. Op het moment van schrijven werkte ze al ruim twee jaar samen met Sabine Booijink, voormalig consultant bij Draaijer Heyday. Sabine adviseert de gemeente Zwolle op het gebied van huisvesting en het inrichten van optimale en hybride werkomgevingen. Voormalig collega Eva van de Logt was betrokken als business coördinator vanuit Beleevd Hospitality.

Verbinden voor een beter Zwolle

Zwolle is een stad waarin mensen elkaar helpen en oog hebben voor de ander. Ze spreken elkaar en zijn met de ander in verbinding. Het is een stad met een hart. De gemeente zet zich op allerlei manieren in voor een nog beter Zwolle, bijvoorbeeld door mensen en medewerkers van de organisatie te verbinden.ten ontvingen. Nu is er meer eenheid en uniformiteit, wat merkbaar is voor iedereen.”

Samenwerking met Beleevd Hospitality

De hospitality professionals van Beleevd Hospitality ondersteunen de gemeente Zwolle al ruim acht jaar. Zij zijn onder meer verantwoordelijk voor het ontvangen van burgers en zakelijke bezoekers binnen de gemeente, maar ook voor operationele facilitaire ondersteuning zoals het opbouwen van een vergaderzaal.

“Wij zijn blij met de Gemeente Zwolle als partner”, vertelt Eva van de Logt, Business Coördinator bij Beleevd. “We werken echt samen als partners, waardoor we niet alleen een leveranciersverhouding hebben maar echt een partnership. Iets wat wij altijd nastreven. Hierdoor kunnen we onze expertise en kennis op het gebied van hospitality nog beter laten zien en de gemeente maximaal ontzorgen.” In de samenwerking met de gemeente Zwolle staat SROI (Social Return) en de One FM-gedachte centraal. Dit houdt in dat facilitaire partners meer samenwerken in plaats van allemaal vanaf hun eigen eiland. “Ofwel: de krachten bundelen waar het kan. Bij de Gemeente Zwolle zijn wij hierin kartrekker om deze OneFM samenwerking inhoud en lading te geven samen met de ketenpartners schoonmaak, beveiliging en catering,” aldus Eva.

Aanvullend vraagstuk

Buiten deze ondersteuning had de gemeente nog een ander vraagstuk. Door de groei van de stad nam het aantal medewerkers en (grote) projecten toe. De vraag naar vergaderruimtes werd hierdoor groter, waardoor medewerkers een tekort ervaarden. Denk aan overlegruimtes, hybride vergaderruimtes voor klein gezelschap en videobelruimtes. Daarnaast was er onvrede over het reserveren van vergaderruimtes. Doordat reserveringen een jaar vooruit worden gepland en geannuleerde vergaderingen blijven staan in het vergadersysteem Topdesk. Daarbij worden vergaderingen vaak gepland op drukke dagen. Terwijl er op woensdag en vrijdag, de rustige dagen, veel leegstand is.

“Op basis van dit vraagstuk ging ik in gesprek met Simone en haar collega’s binnen de gemeente”, legt Sabine uit. “Zodat ik in kaart kon brengen wat er speelt, wat de behoeften zijn en wat er mogelijk is binnen de locatie en het budget. Deze zaken nam ik op in een businesscase. Een van de mogelijkheden was het tijdelijk benutten van de ruimte die in het gebouw vrijkwam. Om zo voldoende vergaderplekken te creëren en tijd te winnen om het kernprobleem op te lossen: het verbeteren van reserveringen en annuleringen. In mijn advies nam ik innovatie, circulariteit en de One FM-gedachte mee.” One FM sluit aan bij de wens van de gemeente Zwolle: één facilitair team dat samen de gemeente maximaal ontzorgt. Zowel in de vergaderruimtes als in de rest van het gebouw.

Vergader- en ontmoetingsplek het Zwolse Park

“Door de tijdelijke aard van de ruimte, kunnen we experimenteren met een nieuwe manier van vergaderen en elkaar ontmoeten”, zegt Simone. “We zien het als een proeftuin, waarin we duurzame en moderne oplossingen testen.” Sabine vult aan: “Door de titel ‘het Zwolse Park’ voelt het echt als een onderdeel van Zwolle.” Het Zwolse park bestaat uit vijf aparte vergaderruimtes. Elke ruimte heeft de naam van een park in Zwolle, zoals Ter Pelkwijkpark en Park de Wezenlanden. Het open karakter van het Zwolse Park stimuleert verbindingen en maakt spontane ontmoetingen mogelijk. De ruimtes zijn ingericht met vooral hergebruikte en duurzame meubels. Ook de koffiekopjes zijn tweedehands. Verschillende ruimtes hebben daglichtlampen, schermen met touchscreen, tribunes en tafels op wielen. Daardoor kunnen gebruikers de ruimte zelf naar wens aanpassen. Ook zijn er planten, koffiemachines en siroop- en watertappunten, waardoor flesjes water of frisdrank overbodig zijn. Bij de reservering van een ruimte kunnen medewerkers een lunch to go bestellen en zelf ophalen.

Simone: “Sabine geeft mij advies over het Zwolse Park. Als consultant brengt ze regelmatig nieuwe ideeën in. Ze komt bijvoorbeeld met duurzame oplossingen die goed werken binnen andere Nederlandse gemeenten. Sabine geeft gevraagd en ongevraagd advies en kijkt altijd naar wat er wél kan. Daardoor hebben zowel ik als mijn collega’s al veel van haar geleerd over huisvesting en werkplekinrichting.”

Testen en doorontwikkelen

De komende periode bestaat uit het testen en doorontwikkelen van het Zwolse Park. Positieve uitkomsten passen we ook steeds meer toe in bestaande vergaderzalen en projectruimtes. In de doorontwikkeling nemen we feedback van medewerkers mee. “Zo plaatsten we groene wanden voor de akoestiek”, zegt Simone. “Maar niet iedereen vindt de geur van het groen aangenaam. Daarom onderzoeken we welke oplossingen wel en niet werken binnen het Zwolse Park.” “Sommige oplossingen houden we bewust in stand”, vult Sabine aan. “Denk aan de glazen wanden zonder gordijnen, die de open en transparante uitstraling van de gemeente benadrukken.”

Simone: “Verder onderzoeken we een oplossing voor het boeken van vergaderruimtes. Medewerkers willen snel kunnen zien of een ruimte is gereserveerd. Ook willen ze een overlegruimte via een gebruiksvriendelijke app kunnen zoeken en reserveren.” Dankzij de tijdelijke vergaderruimtes hebben we voldoende tijd om samen met de gemeente Zwolle de nieuwe mogelijkheden te testen en te implementeren.