Ontvangstdienstverlening
Een goede ontvangst voelt vanzelfsprekend. Je wordt gezien, weet waar je moet zijn en krijgt hulp wanneer dat nodig is. Maar om dat iedere dag waar te maken, moet er achter de schermen veel goed georganiseerd zijn.
Beleevd Hospitality is specialist in ontvangst, receptiedienstverlening en gastbeleving. Met onze ontvangstdienstverlening zorgen we voor hospitality professionals die passen bij jouw organisatie én organiseren we wat nodig is om de afgesproken dienstverlening iedere dag waar te maken.
Een ontvangst die past bij je organisatie
Iedere organisatie ontvangt anders. Een hoofdkantoor kent andere bezoekersstromen dan een gemeentehuis, onderwijsomgeving of multi-tenant gebouw. Daarom beginnen we bij jullie. Wie ontvangen jullie? Welke werkzaamheden horen daarbij? Welke uitstraling past bij de organisatie? En wat wil je dat medewerkers en bezoekers ervaren?
Vanuit daar richten we de ontvangstdienstverlening in. Met de juiste mensen, heldere afspraken en aandacht voor de momenten waarop persoonlijk contact het verschil maakt. Want een goede ontvangst moet niet voelen als Beleevd. Die moet voelen als jullie organisatie.
Dit kun je van onze ontvangstdienstverlening verwachten
Ontvangstdienstverlening van Beleevd gaat verder dan alleen de inzet van hospitality professionals. We organiseren de dienstverlening rondom de ontvangst en nemen verantwoordelijkheid voor de afspraken die we samen maken.
- Werving & selectie: We selecteren hospitality professionals die passen bij het vak én bij de cultuur en uitstraling van jouw organisatie.
- Inrichting van de ontvangst: We bepalen samen welke rollen, werkzaamheden en manier van ontvangen bij jullie locatie passen.
- Planning & continuïteit: We organiseren de bezetting en nemen verantwoordelijkheid voor continuïteit bij ziekte en verlof.
- Aansturing & begeleiding: Een Manager Hospitality begeleidt het team en is jouw vaste aanspreekpunt.
- Vakmanschap & ontwikkeling: We begeleiden onze hospitality professionals en helpen hen zich verder te ontwikkelen in hun vak.
- Kwaliteit & optimalisatie: We bewaken de afgesproken kwaliteit en blijven samen kijken wat beter, slimmer of gastvrijer kan.
Jij houdt grip op de ontvangst. Wij organiseren wat daarvoor nodig is.
Van binnenkomen naar welkom voelen
Een bezoeker loopt binnen en kijkt zoekend om zich heen. Je kunt wachten tot diegene zich meldt. Je kunt het moment ook zien. Dat verschil is voor ons hospitality.
Onze hospitality professionals verwelkomen, helpen en begeleiden medewerkers en bezoekers. Ze maken actief contact en spelen in op wat iemand nodig heeft. Soms is dat persoonlijke begeleiding. Soms snel en efficiënt helpen. En soms is één blik genoeg om te zien dat iemand een vraag heeft. Zo ontstaat een ontvangst die niet alleen professioneel georganiseerd is, maar ook persoonlijk voelt.
Een goede ontvangst is onderdeel van een bredere gastbeleving. Daarom kijken we waar nodig ook naar de contactmomenten vóór, tijdens en na de ontvangst.
Wat doet een hospitality professional binnen de ontvangst?
Welke werkzaamheden bij de ontvangst horen, verschilt per organisatie en locatie. Onze hospitality professionals kunnen bijvoorbeeld bezoekers ontvangen en aanmelden, gasten wegwijs maken, vragen beantwoorden, telefoon afhandelen, ondersteunen bij toegang en bezoekersregistratie, post en pakketten aannemen of passende facilitaire werkzaamheden uitvoeren.
Maar goede ontvangstdienstverlening gaat voor ons verder dan een takenlijst. Een hospitality professional ziet wat er in de omgeving gebeurt, neemt initiatief en begrijpt wanneer persoonlijke aandacht nodig is. Niet alleen weten wat je moet doen, maar aanvoelen wat een moment nodig heeft.
De juiste mensen maken het verschil
Onze hospitality professionals werken bij Beleevd Hospitality, maar vertegenwoordigen iedere dag jouw organisatie. Daarom kijken we bij werving en selectie verder dan ervaring en een cv. We zoeken mensen met gevoel voor anderen, die signalen oppikken én passen bij de cultuur en uitstraling van jouw organisatie.
We willen dus eerst begrijpen wat gastvrijheid bij jullie betekent. Hoe wil je mensen ontvangen? Welk gedrag past daarbij? En wat vraagt de omgeving van een hospitality professional? Zo ontstaat een hospitalityteam dat niet alleen weet wat er moet gebeuren, maar ook begrijpt hoe je wilt dat het gebeurt.
Eén aanspreekpunt voor je ontvangstdienstverlening
Een goede ontvangst vraagt ook achter de schermen iedere dag om aandacht. Planning, bezetting, begeleiding en veranderingen op de locatie moeten worden georganiseerd.
Daarom is een Manager Hospitality jouw vaste aanspreekpunt. Die begeleidt het hospitalityteam, houdt zicht op de dagelijkse dienstverlening en bespreekt met jou wat goed gaat en waar aandacht nodig is. Ook wanneer jullie organisatie of werkomgeving verandert, kijken we mee. Past de ontvangst nog? Zijn er nieuwe behoeften? Kan iets slimmer of gastvrijer? Jij houdt grip, terwijl wij de dagelijkse uitvoering en begeleiding organiseren.
Zo starten we de samenwerking
Een goede dienstverlening begint met begrijpen wat er op jouw locatie nodig is. Vanuit daar richten we de dienstverlening in, realiseren we samen de start en blijven we doorontwikkelen.
- Begrijpen: We brengen jullie situatie, wensen en hospitalityambitie in kaart.
- Inrichten: We vertalen die naar werkzaamheden, processen en heldere afspraken.
- Team samenstellen: We selecteren hospitality professionals die passen bij de rol én jullie organisatie.
- Voorbereiden: We borgen belangrijke kennis, afspraken en locatiespecifieke werkwijzen.
- Starten: We begeleiden de overgang en zorgen voor heldere verantwoordelijkheden.
- Doorontwikkelen: We blijven begeleiden, evalueren en samen verbeteren.
Een goede implementatie is niet het eindpunt. Het is het begin van de samenwerking.
Ontvangstdienstverlening in de praktijk
Bij Landmark Arnhem draait ontvangst niet alleen om wat er bij de entree gebeurt. In de full-service werkomgeving komen werken, ontmoeten, horeca en service samen.
Beleevd werkte mee aan het hospitality-, horeca- en serviceconcept en de ontvangst vormt daarin een belangrijk onderdeel. Van de centrale ontvangst tot de ondersteuning van huurders en hun gasten: hospitality is onderdeel van de totale ervaring van het gebouw.
Waarom Beleevd Hospitality?
Hospitality is ons vak. Als specialist in ontvangst, receptiedienstverlening en gastbeleving combineren we dagelijkse uitvoering met expertise in het verbeteren van hospitality.
Daarom kijken we niet alleen naar de juiste mensen en een goed georganiseerde ontvangst. We blijven ook kijken naar wat medewerkers en bezoekers ervaren. Met onze expertise in gastbeleving en guest journey signaleren we verbeterkansen en ontwikkelen we de dienstverlening samen verder.
Want organisaties, werkplekken en verwachtingen veranderen. Een goede ontvangst beweegt daarin mee. Van begrijpen en ontwerpen tot realiseren en doorontwikkelen.
Wat kost ontvangstdienstverlening?
De kosten van ontvangstdienstverlening hangen af van jullie situatie. Denk aan openingstijden, aantal locaties, gewenste bezetting, werkzaamheden en de manier waarop de dienstverlening wordt ingericht.
Daarom vertelt alleen een uurtarief niet het hele verhaal. Naast de inzet van hospitality professionals gaat het bijvoorbeeld ook om werving, planning, continuïteit, begeleiding, ontwikkeling en kwaliteitsbewaking. We kijken naar de dienstverlening als geheel en maken op basis van jullie situatie inzichtelijk wat daarvoor nodig is.
Veelgestelde vragen over ontvangstdienstverlening
Ontvangstdienstverlening is het professioneel organiseren en uitvoeren van de ontvangst van bezoekers, medewerkers en andere gasten. Welke werkzaamheden daarbij horen, verschilt per organisatie en locatie.
Een hospitality professional kan onder andere bezoekers verwelkomen en aanmelden, vragen beantwoorden, gasten begeleiden, ondersteunen bij bezoekersregistratie en passende facilitaire werkzaamheden uitvoeren. De precieze rol richten we in op de locatie en gewenste gastbeleving.
De begrippen liggen dicht bij elkaar en worden in de praktijk vaak voor vergelijkbare dienstverlening gebruikt. Welke invulling past, hangt af van de locatie, werkzaamheden en gewenste manier van ontvangen. Bij Beleevd kijken we daarom vooral naar wat jullie organisatie nodig heeft.
Ja. We nemen onder andere werving en selectie, planning, continuïteit, begeleiding, ontwikkeling en kwaliteitsbewaking uit handen. De precieze verantwoordelijkheden leggen we vooraf samen vast.
Beleevd neemt verantwoordelijkheid voor de afgesproken bezetting en continuïteit. Hoe we vervanging organiseren, hangt af van de locatie en dienstverlening en richten we vooraf passend in.
Een Manager Hospitality is vanuit Beleevd het vaste aanspreekpunt en begeleidt het hospitalityteam. Zo hoef je de dagelijkse aansturing niet alsnog zelf te organiseren.
We kijken naast ervaring en hospitalityvaardigheden naar persoonlijkheid en aansluiting bij jouw organisatie. Daarom verdiepen we ons vooraf in jullie cultuur, uitstraling en gewenste manier van ontvangen.
Ja, wanneer die werkzaamheden logisch aansluiten bij de rol, locatie en dienstverlening. Samen bepalen we welke werkzaamheden onderdeel worden van de ontvangst.
Voor de start spreken we af wat goede dienstverlening betekent en hoe we die volgen. Afhankelijk van de samenwerking kunnen KPI’s, SLA-afspraken, evaluaties en kwaliteitsmetingen daar onderdeel van zijn.
Een ontvangst die mensen bijblijft
Een professionele ontvangst moet goed georganiseerd zijn. Maar uiteindelijk onthouden mensen vooral hoe ze zijn ontvangen. Werden ze gezien? Wisten ze waar ze moesten zijn? Was er iemand op het juiste moment? Daarom kijken we bij Beleevd naar beide kanten: wat er achter de schermen nodig is én wat medewerkers en bezoekers vooraan ervaren. Wie ontvangen jullie? Wat willen jullie dat zij ervaren? En wat is ervoor nodig om dat iedere dag waar te maken? Van daaruit kijken we samen hoe ontvangstdienstverlening van Beleevd kan bijdragen aan jullie organisatie.
Klantcases
Bekijk ook onze andere diensten
Klaar om het moment te ervaren?
Ontdek hoe wij jouw ontvangst en gastbeleving tot leven brengen.
