Stichting Incubator Utrecht
Stichting Incubator Utrecht kiest voor Beleevd Hospitality: “Juist de kleine momenten maken het verschil”
Een bezoeker die direct wordt gezien. Een deur die alvast wordt opengedaan voor een leverancier met zijn handen vol. Een chauffeur die tijdens het wachten een kop koffie krijgt. Voor Cora Frijters, managing director van Stichting Incubator Utrecht, zit goede hospitality juist in die momenten. “De belangrijkste gastvrijheid is eigenlijk onzichtbaar. Een bezoeker hoeft niet te merken dat je overal over hebt nagedacht. Als het maar klopt.”
Sinds kort werkt Stichting Incubator Utrecht samen met Beleevd Hospitality voor de receptiedienstverlening. Met de samenwerking kiest de stichting bewust voor professionele hospitality én voor ontzorging.
Een bijzondere omgeving vraagt om een passende ontvangst
Stichting Incubator Utrecht helpt start-ups op het Utrecht Science Park met werkruimte, services en een netwerk om uit te groeien tot succesvolle ondernemingen. De stichting biedt plek aan ongeveer vijftien bedrijven, variërend van kleine start-ups tot organisaties met circa honderd medewerkers.
De activiteiten zijn divers. Van het verbeteren van operatietechnieken tot het ontwikkelen van antilichamen en implanteerbare pijnbestrijding. Het doel is dat bedrijven uiteindelijk doorgroeien naar een eigen locatie, zodat er opnieuw ruimte ontstaat voor beginnende ondernemers.
Dat maakt Stichting Incubator Utrecht geen doorsnee kantooromgeving. Ongeveer de helft van het pand bestaat uit laboratoria. Leveringen kunnen daardoor net even anders zijn dan op een reguliere kantoorlocatie. Zo worden er onder meer vloeibaar stikstof, medische materialen en bloedproducten afgeleverd. Tegelijkertijd heerst er volgens Cora een informele, academische sfeer. “Het is niet hiërarchisch. Daar moet iemand achter de receptie ook bij passen.”
Van goed geregeld naar écht gastvrij
Cora werkt inmiddels ruim tien jaar in verschillende rollen voor de stichting en heeft haar achtergrond in het facilitaire vakgebied. Goed organiseren zit er bij haar dan ook van nature in, maar hospitality gaat voor haar een stap verder.
“Een jaar of tien geleden kwam ik in aanraking met het hospitality-gedachtegoed. Toen realiseerde ik me: je moet niet alleen zorgen dat alles goed geregeld is, je kunt mensen ook verrassen. En dat hoeft helemaal niet in grote dingen te zitten.”
Juist de kleine momenten maken volgens haar het verschil. Bij een belangrijke gast begint de ontvangst bijvoorbeeld al voordat diegene binnenstapt. Is er een parkeerplaats beschikbaar? Waar kan de jas worden opgehangen? Weet iedereen wat er moet gebeuren?
“Je wilt dat iemand daar als bezoeker helemaal niet over hoeft na te denken. Zichtbaar ben je er voor de ontvangst van mensen, maar achter de schermen regel je alles wat daarvoor nodig is.”
Die combinatie draagt volgens Cora bij aan de sfeer, verbinding en uitstraling van een organisatie. Daarmee sluit haar visie nauw aan bij die van Beleevd: hospitality is meer dan ontvangst. Het zijn juist de bewuste contactmomenten waarin aandacht, timing en gedrag samenkomen en iemand zich gezien en welkom voelt.
De receptie als menselijk middelpunt
Die persoonlijke aandacht is binnen Stichting Incubator Utrecht extra belangrijk. De receptie is er niet alleen voor bezoekers, post en pakketten. Het is ook een plek waar mensen gedurende de dag even langskomen.
“De receptie is een soort maatschappelijk punt. Mensen willen hun verhaal kwijt en dat gebeurt heel vaak bij een receptie. Zeker als iemand hier langere tijd werkt, krijgen de mensen achter de receptie een belangrijke rol in dat menselijke aspect.”
De gewenste hospitality professional moet daarom meer kunnen dan receptietaken correct uitvoeren. Cora zoekt iemand die ziet wat er gebeurt, initiatief neemt en helpt wanneer dat nodig is. Een leverancier met veel pakketten? Dan wacht je niet achter de balie, maar open je de deur. Een chauffeur die even moet wachten? Dan kan een kop koffie het verschil maken. Proactief, persoonlijk en met aandacht voor het moment.
Bewust opnieuw kiezen voor uitbesteden
De receptiedienstverlening was bij Stichting Incubator Utrecht jarenlang uitbesteed aan een andere partij. Na negen jaar ontstond de wens om het anders te organiseren. De stichting probeerde vervolgens ongeveer een halfjaar met studenten om de receptiediensten zelf in te regelen.
In de dagelijkse praktijk bleek dat echter veel organisatie te vragen. Roosters, bezetting en continuïteit moesten steeds opnieuw geregeld worden. Daarom besloot Stichting Incubator Utrecht opnieuw op zoek te gaan naar een professionele partner. “Het is echt een vak,” zegt Cora. “Een hospitality professional ziet dingen. Iemand uit het vak heeft daar een bepaald oog voor. Het moet ook in je zitten.”
Met Beleevd wordt de dienstverlening bovendien anders ingericht dan voorheen. De diensten zijn teruggebracht van tien naar acht uur en vanuit het facilitaire team wordt de pauze opgevangen. Zo ontstaat een samenwerking waarin de hospitality professionals nadrukkelijk onderdeel worden van het team van Stichting Incubator Utrecht.
De klik met Beleevd
Bij de keuze voor Beleevd speelden verschillende factoren mee. Cora noemt onder meer de duidelijke offerte, een goede prijs-kwaliteitverhouding en transparantie over de kosten. Ook de flexibiliteit in de invulling van het rooster en de mogelijkheden voor vervanging gaven vertrouwen.
Maar uiteindelijk gaf vooral de persoonlijke aanpak de doorslag. Bij de selectie van hospitality professionals wordt nadrukkelijk gekeken naar de match met Stichting Incubator Utrecht. Niet alleen ervaring telt, maar ook persoonlijkheid en de vraag of iemand binnen de informele en bijzondere omgeving past. “Er wordt goed naar ons geluisterd. Er wordt echt gekeken of iemand bij ons past en we krijgen die persoon ook te zien voordat diegene start.”
Een eerdere ervaring bevestigde dat gevoel. Een voormalig medewerker van Stichting Incubator Utrecht had ook voor Beleevd gewerkt en vertelde Cora positief over Beleevd als werkgever. “Dat vond ik heel kenmerkend. Voor mij heeft dat ook meegespeeld in de keuze.”
Hospitality als vak én als ontzorging
Vanaf september staat het vaste Beleevd-team volledig op de locatie. Voor Cora is het gewenste resultaat uiteindelijk heel concreet: de receptie moet vlot en vlekkeloos functioneren, met professionals die zelfstandig hun rol pakken. “Ik hoop vooral dat ik er weinig omkijken naar heb. Zelfredzaamheid vind ik belangrijk.”
Als managing director is Cora verantwoordelijk voor alle facilitaire diensten binnen Stichting Incubator Utrecht. Een hospitality partner die de ontvangst professioneel organiseert, geeft haar daardoor ook ruimte om zich op andere zaken te richten. Over een halfjaar is haar belangrijkste graadmeter dan ook eenvoudig: “Dan wil ik kunnen zeggen: ik ben ontzorgd.”
En voor organisaties die twijfelen of investeren in professionele hospitality de moeite waard is, heeft ze een duidelijke boodschap. “Het zorgt voor een professionele uitstraling, het is echt een vak en het ontzorgt je. Daardoor houd je zelf meer tijd over voor andere zaken.”
Want een goede ontvangst lijkt misschien vanzelf te gaan. Juist daarin zit het vakmanschap: aandacht hebben voor wat iemand nodig heeft, vooruitdenken en zorgen dat alles klopt voordat een gast erom hoeft te vragen. Dat is hospitality die je niet altijd ziet, maar wel ervaart.
Stichting Incubator Utrecht
Stichting Incubator Utrecht biedt start-ups op het Utrecht Science Park de werkruimte, services en het netwerk om uit te groeien tot succesvolle ondernemingen. De stichting huisvest ongeveer vijftien bedrijven, voornamelijk actief binnen de life sciences. Van jonge starters tot ondernemingen die richting scale-up groeien. In een informele, academische omgeving met zowel kantoren als laboratoria krijgen ondernemers de ruimte om zich verder te ontwikkelen.
De samenwerking
- Locatie: Utrecht Science Park
- Dienstverlening: receptiedienstverlening / hospitality
- Uitdaging: meer stabiliteit, continuïteit en professionaliteit in de ontvangst creëren
- Aanpak: een vast hospitalityteam dat past bij de informele en academische omgeving en proactief inspeelt op wat huurders, bezoekers en leveranciers nodig hebben
- Ambitie: een professionele én persoonlijke ontvangst waarbij hospitality zichtbaar is in oprechte aandacht en onzichtbaar in alles wat vooraf goed geregeld is
- Resultaat: ontzorging, continuïteit en meer ruimte voor het facilitaire team om zich op andere zaken te richten
Vergelijkbare klantcases
Klaar om het moment te ervaren?
Ontdek hoe wij jouw ontvangst en gastbeleving tot leven brengen.
